Wohnungsübergabeprotokoll: Vorlage zum Ausdrucken
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Was in der Vorlage steht
Die Vorlage folgt der Reihenfolge, die sich vor Ort bewährt hat: erst die Zahlen, über die selten gestritten wird, dann der Zustand, über den gestritten wird.
- Kopf: Art der Übergabe, Datum, Objekt, Wohnung
- Beteiligte mit Kontaktdaten
- Zählerstände für Strom, Gas, Kalt- und Warmwasser und Heizung — je mit Zählernummer und Feld für den Fotonachweis
- Schlüssel nach Art getrennt, mit Platz für Chips und Toröffner und der Frage nach Nachfertigungen
- Räume mit getrennten Spalten für Boden/Wände, Fenster/Türen/Installationen und Mängel
- Rauchwarnmelder
- Vereinbarungen zu Mängeln, Fristen und Kaution
- Bemerkungen des Mieters — für den Fall, dass er widerspricht
- Unterschriftenfelder für beide Seiten
Die drei Felder, die am häufigsten leer bleiben
Aus der Durchsicht ausgefüllter Protokolle wiederholen sich dieselben Lücken — und es sind nicht die naheliegenden:
- Die Zählernummer. Der Stand ist notiert, die Nummer nicht. Weicht die Abrechnung später ab, lässt sich nicht belegen, welcher Zähler gemeint war.
- Die Schlüsselart. „3 Schlüssel übergeben“ sagt nichts darüber, ob der Briefkastenschlüssel dabei war.
- Die Vereinbarung. Was mündlich abgesprochen wurde, erinnern beide Seiten zwei Wochen später unterschiedlich.
Wie man sie ausfüllt, damit sie später etwas wert ist
Ein Protokoll ist eine Beweisurkunde über einen Zustand zu einem Zeitpunkt. Sein Wert hängt daran, wie nachvollziehbar es diesen Zustand belegt.
- 1Vor dem Termin das alte Einzugsprotokoll heraussuchen — ohne Vergleichspunkt ist ein Auszugsprotokoll halb blind
- 2Zähler zuerst, jeden einmal fotografieren, so dass Nummer und Anzeige zusammen lesbar sind
- 3Schlüssel nach Art zählen, Fehlendes sofort eintragen
- 4Räume in fester Reihenfolge, immer derselben, damit nichts ausfällt
- 5Mängel beschreiben, nicht bewerten: „Kratzer ca. 15 cm, Parkett Fensterseite“ statt „Mieter hat Parkett beschädigt“
- 6Fotos nummerieren und die Nummer ins Protokoll eintragen — sonst ist später nicht klar, welches Bild zu welcher Zeile gehört
- 7Beide unterschreiben lassen und dem Mieter sofort eine Ausfertigung geben
Wann Papier genügt — und wann nicht
Für ein bis zwei Übergaben im Jahr ist diese Vorlage völlig ausreichend. Ausdrucken, Klemmbrett, Stift, fertig. Die Fotos macht man mit dem Telefon und legt sie zum Protokoll.
Ab etwa einer Übergabe im Monat kippt die Rechnung, und zwar nicht wegen des Termins, sondern wegen allem danach: Fotos den Räumen zuordnen, abtippen, versenden, ablegen, nach zwei Jahren wiederfinden. Das sind pro Übergabe schnell 45 Minuten, und in genau dieser Spanne zwischen Begehung und fertigem Dokument entstehen die Lücken, über die später gestritten wird.
Der zweite Punkt wiegt in Verwaltungen schwerer als der erste: Mit einer Papiervorlage protokolliert jeder Mitarbeiter anders. Solange nichts passiert, fällt das nicht auf.
Häufige Fragen
Ist die Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Kein Konto, keine E-Mail-Adresse, keine Registrierung — das PDF liegt direkt hinter dem Knopf. Wir hoffen, dass Sie sich an uns erinnern, wenn Papier irgendwann nicht mehr reicht.
Darf ich die Vorlage in meiner Verwaltung einsetzen?
Ja, auch gewerblich und in beliebiger Stückzahl. Sie darf nicht als eigenes Produkt weiterverkauft werden.
Gilt die Vorlage für Einzug und Auszug?
Ja, die Art wird oben angekreuzt. Inhaltlich unterscheiden sich beide weniger, als man denkt — beim Auszug kommt vor allem der Vergleich mit dem Einzugsprotokoll hinzu.
Muss ein Übergabeprotokoll unterschrieben werden?
Vorgeschrieben ist es nicht, aber ein von beiden Seiten unterschriebenes Protokoll ist im Streitfall deutlich belastbarer. Verweigert der Mieter die Unterschrift, hält man das im Protokoll fest und leitet ihm die Dokumentation nachweislich zu.
Brauche ich für jede Wohnung ein eigenes Protokoll?
Ja. Ein Protokoll dokumentiert eine Wohnung zu einem Zeitpunkt. Sammelprotokolle über mehrere Einheiten sind im Streitfall wertlos, weil sich nicht zuordnen lässt, welche Feststellung wo galt.
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