Einzugsprotokoll: worauf es beim Einzug ankommt
Das Einzugsprotokoll ist das wichtigere der beiden — und das, das am nachlässigsten geführt wird.
Warum der Einzug über den Auszug entscheidet
Beim Auszug stellt sich regelmäßig die Frage, ob ein Schaden neu ist. Beantworten lässt sie sich nur mit dem Zustand bei Einzug — und wer den Anspruch geltend macht, trägt dafür in der Regel die Beweislast. Das ist bei Mängeln regelmäßig der Vermieter.
Ein dünnes Einzugsprotokoll rächt sich also Jahre später, und zwar bei dem, der es geführt hat. Die halbe Stunde, die beim Einzug gespart wird, kostet beim Auszug ein Vielfaches.
Was beim Einzug anders ist als beim Auszug
Inhaltlich sind die Protokolle fast gleich. Drei Unterschiede gibt es trotzdem:
- Beim Einzug wird der Ausgangszustand festgehalten, beim Auszug verglichen — deshalb ist Vollständigkeit beim Einzug wichtiger als beim Auszug
- Vorhandene Mängel gehören beim Einzug ausdrücklich ins Protokoll, auch kleine; was nicht drinsteht, gilt später leicht als vom Mieter verursacht
- Die Zahl der übergebenen Schlüssel ist beim Einzug die Bezugsgröße für den Auszug — sie muss stimmen
Die teuersten Versäumnisse
Was beim Einzug nicht festgehalten wird, lässt sich hinterher nicht nachholen:
- Fotos vom Ausgangszustand jedes Raums, nicht nur von Mängeln
- Zustand von Böden, Fugen und Dichtungen — die Stellen, über die beim Auszug gestritten wird
- Vorhandene Einbauten und deren Zustand
- Zählerstände mit Fotonachweis
- Was mitvermietet ist: Einbauküche, Markise, Gartengerät
Für Verwaltungen: die Vergleichbarkeit
In einer Verwaltung mit mehreren Mitarbeitern entsteht das eigentliche Problem nicht bei einer einzelnen Übergabe, sondern über alle: Wenn jeder anders protokolliert, hängt die Beweislage davon ab, wer zufällig den Termin hatte. Eine feste Vorlage mit vorbereiteten Prüfpositionen löst das ohne Schulung — was in der Vorlage steht, wird abgefragt.
Häufige Fragen
Ist ein Einzugsprotokoll Pflicht?
Vorgeschrieben ist es nicht. Ohne Einzugsprotokoll fehlt beim Auszug aber der Vergleichsmaßstab, und im Streitfall trägt derjenige die Beweislast, der einen Anspruch geltend macht.
Was passiert, wenn kein Einzugsprotokoll existiert?
Dann lässt sich kaum belegen, welcher Zustand bei Einzug bestand. Für den Vermieter wird es dadurch deutlich schwerer, Schäden geltend zu machen; der Mieter hat die bessere Position.
Wie lange muss man das Einzugsprotokoll aufbewahren?
Mindestens bis zum Ende des Mietverhältnisses und der Abrechnung aller Ansprüche daraus. Bei langen Mietzeiten sind das leicht zehn Jahre und mehr — ein Grund, warum die Auffindbarkeit wichtiger ist als die Ablage.
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