Übergabeprotokolle für Wohnungsgesellschaften und Genossenschaften
Bei mehreren hundert Einheiten ist die einzelne Übergabe nicht das Thema. Das Thema ist, dass tausend Übergaben vergleichbar bleiben.
Was im Bestandsgeschäft zählt
Eine Wohnungsgesellschaft übergibt nicht gelegentlich, sondern laufend. Damit verschiebt sich, worauf es ankommt: weniger auf den einzelnen Termin, mehr auf Wiederauffindbarkeit, gleichbleibende Qualität und die Frage, wie schnell ein Vorgang abgeschlossen ist.
Der Engpass ist meist nicht die Begehung, sondern der Weg vom Termin bis zur abgeschlossenen Akte. Wenn das Protokoll beim Verlassen der Wohnung fertig ist, verschwindet dieser Weg.
- Wohnungsvorlagen je Haustyp — bei gleichartigen Beständen einmal angelegt, hundertfach genutzt
- Vorabnahme und Auszug im selben System, aufeinander beziehbar
- Änderungsprotokoll je Übergabe, unveränderlich ab Abschluss
- Rollen für Hausmeister, Sachbearbeitung und Leitung
Mitarbeiter, die nicht am Schreibtisch sitzen
Hausmeister und Objektbetreuer arbeiten mit dem Gerät in der Hand, oft ohne Empfang und selten mit Lust auf Software. Die App ist deshalb auf einen einzigen Weg ausgelegt: von oben nach unten durch, ohne Entscheidungen, die man falsch treffen kann.
Was dabei herauskommt, ist für die Sachbearbeitung sofort verwertbar — und nicht erst nach einer Rückfrage.
Datenschutz und Nachweisbarkeit
Übergabeprotokolle enthalten personenbezogene Daten und oft Fotos aus bewohnten Räumen. Die Daten liegen auf Servern in der Europäischen Union, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gehört ohne Aufpreis dazu.
Nach dem Abschluss ist ein Protokoll unveränderlich; zum PDF wird eine SHA-256-Prüfsumme gespeichert. Damit lässt sich belegen, dass die vorgelegte Datei die ist, die am Übergabetag entstanden ist.
Häufige Fragen
Wie viele Nutzer sind möglich?
Die Pakete unterscheiden sich in der Zahl der Zugänge; im Enterprise-Paket ist das Team nicht begrenzt. Die genaue Staffelung steht bei den Preisen auf der Startseite.
Lässt sich der Bestand aus unserem ERP übernehmen?
Ja, über die Schnittstelle. Eine Verwaltung hat ihren Bestand aus DOMUS übernommen; das Verfahren ist auf andere Systeme übertragbar.
Wo liegen die Daten?
Auf Servern in der Europäischen Union. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist Bestandteil des Vertrags.
Lässt sich nachweisen, dass ein Protokoll nicht verändert wurde?
Ja. Ein abgeschlossenes Protokoll ist unveränderlich, jede Änderung davor steht im Änderungsprotokoll, und zum PDF wird eine SHA-256-Prüfsumme gespeichert.
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