Wohnungsgenossenschaften: Übergaben im Bestand
Eine Genossenschaft verwaltet nicht für Dritte, sondern für ihre Mitglieder. Das verschiebt, worauf es im Protokoll ankommt.
Gleichbehandlung ist hier kein Schlagwort
Wenn zwei Mitglieder bei vergleichbarem Zustand unterschiedlich behandelt werden, ist das in einer Genossenschaft ein anderes Problem als in einem gewerblichen Bestand — es betrifft das Verhältnis zu den Mitgliedern und landet im Zweifel in der Vertreterversammlung.
Vorbereitete Prüfpositionen je Haustyp sind deshalb mehr als eine Arbeitserleichterung: Sie sorgen dafür, dass bei jeder Übergabe dasselbe gefragt wird, unabhängig davon, welcher Mitarbeiter den Termin hat.
Große, gleichartige Bestände
Genossenschaftsbestände bestehen häufig aus wenigen Grundrisstypen in vielen Häusern. Das ist ein Vorteil, der selten genutzt wird: Eine Vorlage je Typ — Räume, Zähler, Prüfpositionen — und jede weitere Wohnung ist in Sekunden angelegt statt in zwanzig Minuten.
Für die Einführung heißt das: Der Aufwand liegt bei den ersten fünf Wohnungstypen, nicht bei den ersten fünfhundert Wohnungen.
Technischer Dienst und Sachbearbeitung
Die Übergabe macht meist der Hausmeister oder Objektbetreuer, die Nacharbeit die Sachbearbeitung. Zwischen beiden liegt üblicherweise ein Zettel, der erst getippt werden muss. Fällt dieser Übergabepunkt weg, ist nicht nur Zeit gespart — es verschwindet auch die häufigste Fehlerquelle, nämlich das Abtippen von Handschrift.
Nachweisbarkeit über lange Mietzeiten
Mietverhältnisse in Genossenschaften laufen oft Jahrzehnte. Ein Einzugsprotokoll von 2009 muss 2027 noch auffindbar sein und erkennbar unverändert — sonst ist der Vergleich beim Auszug wertlos. Das ist weniger eine Frage der Ablage als der Suchbarkeit: in der Papierakte theoretisch vorhanden, praktisch verloren.
Häufige Fragen
Was ist bei Genossenschaften anders als bei Hausverwaltungen?
Die Genossenschaft verwaltet den eigenen Bestand für ihre Mitglieder. Einheitlichkeit und Nachvollziehbarkeit haben deshalb ein stärkeres Gewicht als die Abgrenzung gegenüber einem fremden Eigentümer.
Lässt sich der Bestand aus dem Verwaltungssystem übernehmen?
Über die Schnittstelle ist das möglich; eine Verwaltung hat ihren Bestand aus DOMUS übernommen. Bei gleichartigen Beständen sind Wohnungsvorlagen oft sogar der schnellere Weg.
Wie lange sind Protokolle verfügbar?
Solange der Mandant besteht und nicht gelöscht wird. Für lange Mietverhältnisse ist weniger die Aufbewahrung das Problem als die Auffindbarkeit nach vielen Jahren.
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