Übergabeprotokolle in der WEG-Verwaltung
In der WEG-Verwaltung ist die schwierigste Frage selten der Zustand, sondern die Zuständigkeit.
Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum auseinanderhalten
Ein Mangel an einem Fenster betrifft je nach Bauteil beides: Die Scheibe und der Rahmen gehören regelmäßig zum Gemeinschaftseigentum, der Anstrich innen zum Sondereigentum. Wer das im Protokoll nicht trennt, verschiebt die Kostenfrage auf später — und dann in eine Diskussion, in der niemand mehr weiß, wie es am Übergabetag aussah.
Praktisch heißt das: Je Position vermerken, ob sie Sondereigentum betrifft. Das kostet beim Termin ein Kreuz und spart hinterher eine Eigentümerversammlung.
- Fenster, Außentüren, Rollläden — Zuordnung je nach Teilungserklärung prüfen
- Heizkörper und Leitungen bis zur Abzweigung
- Balkone: Bodenbelag häufig Sondereigentum, Abdichtung darunter nicht
- Gemeinschaftsflächen, die mit übergeben werden: Keller, Stellplatz, Fahrradraum
Der Verwalter dokumentiert für jemand anderen
Anders als eine Hausverwaltung im eigenen Bestand hält der WEG-Verwalter Zustände fest, für die am Ende der Eigentümer geradesteht. Das Protokoll ist damit nicht nur Beweismittel gegenüber dem Mieter, sondern auch Rechenschaft gegenüber dem Eigentümer.
Daraus folgt eine höhere Anforderung an die Vollständigkeit: Was der Verwalter nicht festhält, kann ihm selbst zugerechnet werden. Und es folgt eine praktische: Der Eigentümer sollte das fertige Protokoll bekommen, nicht nur hören, dass es eines gibt.
Verwalterwechsel
Beim Wechsel der Verwaltung sind Übergabeprotokolle der Bestand, der am häufigsten fehlt. Papierakten bleiben liegen oder kommen unvollständig an; digitale Protokolle lassen sich geschlossen übergeben. Für die übernehmende Verwaltung ist das der Unterschied zwischen einem Bestand mit Historie und einem Neuanfang bei null.
Häufige Fragen
Wer erstellt in der WEG das Übergabeprotokoll?
Bei vermietetem Sondereigentum in der Regel der Eigentümer oder die von ihm beauftragte Mietverwaltung. Der WEG-Verwalter ist zuständig, soweit Gemeinschaftseigentum betroffen ist oder er die Mietverwaltung mit übernommen hat.
Wie trennt man Sonder- und Gemeinschaftseigentum im Protokoll?
Je Position vermerken, welchem Bereich sie zuzuordnen ist. Maßgeblich ist die Teilungserklärung; bei Fenstern, Balkonen und Leitungen lohnt ein Blick hinein, weil die Zuordnung dort häufig vom Regelfall abweicht.
Muss der Eigentümer das Protokoll bekommen?
Es ist jedenfalls sinnvoll und meist Teil der Rechenschaftspflicht. Das fertige PDF direkt nach dem Termin mitzuversenden erspart Rückfragen.
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