Wohnungsübergabe-Software für Verwaltungen
Wer im Monat zwanzig Wohnungen übergibt, verliert die Zeit nicht bei der Begehung, sondern danach — beim Abtippen. Genau dort setzt Software an.
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Woran Papierprotokolle scheitern
Der Vordruck selbst ist selten das Problem. Das Problem entsteht danach: Die Fotos liegen auf dem Diensthandy und müssen den richtigen Räumen zugeordnet werden, der Zettel ist handschriftlich und für Dritte schwer lesbar, und zwischen Begehung und fertigem Protokoll vergehen Tage. In dieser Lücke entstehen die Streitfälle.
Kommt es später zur Auseinandersetzung über Mängel oder Kaution, zählt nicht, was besprochen wurde, sondern was nachweisbar festgehalten ist — mit Datum, Bild und Unterschrift beider Seiten.
- Fotos ohne erkennbaren Bezug zu Raum und Position
- Nachträglich ergänzte Einträge, die sich nicht datieren lassen
- Zählerstände ohne Beleg, falls der Versorger später abweicht
- Protokolle, die Wochen später noch nicht beim Mieter sind
Was eine Übergabe-Software anders macht
Das Protokoll entsteht während der Begehung, nicht danach. Jedes Foto hängt an der Position, zu der es gehört, und lässt sich direkt im Bild markieren. Unterschrieben wird auf dem Gerät, und das PDF geht raus, bevor der Mitarbeiter wieder im Auto sitzt.
Für die Verwaltung ändert sich damit weniger der Termin als das, was danach nicht mehr passiert: keine Nacharbeit, keine Rückfragen zu unleserlichen Einträgen, kein Suchen nach dem Protokoll von vor zwei Jahren.
- Wohnungsvorlagen: Räume, Zähler und Prüfpositionen einmal anlegen, bei jeder Übergabe wiederverwenden
- Einzug, Auszug, Vorabnahme und Mängelbegehung in einem System
- Fotos mit Markierung direkt an der Position (ab Professional)
- Unterschrift auf dem Gerät (ab Professional), PDF automatisch
- Offline nutzbar — Keller und Neubau haben selten Empfang
- Mehrere Mitarbeiter mit Rollen, getrennte Mandanten je Verwaltung
Wann sich das rechnet
Die Rechnung hängt an der Zahl der Übergaben, nicht an der Zahl der Einheiten. Als Faustregel: Ab etwa zehn Übergaben im Monat trägt sich die Umstellung über die eingesparte Nacharbeit allein. Darunter ist der Gewinn vor allem die Beweislage, nicht die Zeit.
Bei Verwaltungen mit mehreren hundert Einheiten kommt ein zweiter Punkt dazu: Alle Mitarbeiter protokollieren gleich. Die Qualität hängt dann nicht mehr daran, wer den Termin gemacht hat.
Was bei der Auswahl zählt
Die Funktionslisten der Anbieter ähneln sich. Unterscheidend sind eher die unauffälligen Punkte:
- Arbeitet die App wirklich ohne Netz — oder nur mit schwachem Netz?
- Liegen die Daten in der EU, und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag ohne Aufpreis?
- Lässt sich der Wohnungsbestand übernehmen, oder muss alles abgetippt werden?
- Ist das Protokoll nach Abschluss unveränderlich, und ist das nachweisbar?
- Was kostet ein zusätzlicher Mitarbeiter?
Häufige Fragen
Was kostet eine Wohnungsübergabe-Software?
Starter 29 €, Professional 59 €, Enterprise 125 € im Monat; dazu gibt es ein dauerhaft kostenloses Paket für eine Wohnung und einen Nutzer. Die Testphase läuft 14 Tage ohne Kreditkarte. Maßgeblich ist immer die Preisübersicht auf der Startseite.
Brauche ich dafür neue Geräte?
Nein. handovr läuft im Browser und als App auf iPad, iPhone und Android-Tablets. Ein vorhandenes Tablet genügt; ein größerer Bildschirm ist bei der Begehung angenehmer als ein Telefon.
Ersetzt die Software unser Verwaltungsprogramm?
Nein, sie ergänzt es. handovr übernimmt die Übergabe; der Bestand kann über die Schnittstelle aus dem vorhandenen System kommen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das erste Protokoll ist in wenigen Minuten erstellt. Aufwand entsteht nur beim Anlegen der Wohnungsvorlagen — und auch das einmalig, danach werden sie wiederverwendet.
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